■事前確認
社内のイベントや重要な会議、大切なお客様を招いてのパーティなどは、直前までに必ず再度チェックや関係者との打合せを済ませておきましょう。
出席者の出欠確認や日時や交通情報など、急に予定が変わることもあります。また、予約した会場や外部業者の手配ミスや勘違いなども、直前の確認で防ぐことが可能です。念には念を、ですね。
■受付について
たくさんの人が出席するようなイベントや社外の人も出席する場合は、会場入り口に受付を設けます。実際参加する人を受付で確認できますし、その場で会費を徴収することもできるので便利です。
ただ、現金を扱うことになるので、受付担当者やまとめた会費をどうするか等、お金の管理についてもきちんと決めておいたほうが安心です。
パーティや飲み会が始まったら、出席している人たちに目を配りましょう。特に大きな会場の場合などは、料理やドリンクが行き届いているか、1人になってしまっている人はいないか等、皆に楽しんでもらうことを最優先にして臨機応変に動きましょう。
飲み会については、ハメを外すことが多いので、たくさん飲んで具合が悪くなる人も出てきます。一緒に楽しみたいという気持ちはちょっと我慢して、細心の注意を払ってあげて下さいね。
楽しい雰囲気のパーティや飲み会では、当初予定していた料理やドリンクでは足りず、追加注文することも多々あります。すると、当初の予算をオーバーしてしまう場合も…。
そんな時は、その場で徴収すると混乱してしまう事が多いので、まとめて清算した上で領収書などをキチンと貰っておき、後日記録に残る形で参加者に追加金額について報告・連絡して、追加分を集金するようにしましょう。